Quanto tempo demora implementar uma ISO?
O prazo de implementação de uma norma ISO depende de variáveis concretas: âmbito, maturidade, disponibilidade das equipas e agenda de auditoria. Quais são e como encurtá-las.
Não existe um prazo padrão honesto. O tempo até ao certificado é determinado por seis variáveis: dimensão e âmbito, maturidade dos processos actuais, disponibilidade real das equipas internas, ritmo de decisão da gestão, necessidade de recolher dados durante um período mínimo (indicadores, auditoria interna, revisão pela gestão) e a agenda do organismo certificador. O que trava a maioria dos projectos não é a complexidade da norma — é a indisponibilidade das pessoas.
O que não pode ser comprimido
Algumas etapas exigem tempo de calendário, não apenas esforço. A norma requer que o sistema esteja a funcionar e a produzir registos antes da auditoria: é preciso operar os processos, medir indicadores, realizar pelo menos um ciclo de auditoria interna e uma revisão pela gestão, e demonstrar tratamento de não conformidades. Nenhuma dessas evidências pode ser criada retroactivamente.
O que acelera
- Um patrocinador na direcção com autoridade para desbloquear decisões.
- Um responsável interno com tempo formalmente alocado ao projecto.
- Processos já descritos, mesmo que informalmente, e indicadores já recolhidos.
- Âmbito bem delimitado na primeira certificação, alargado depois.
- Formação precoce dos auditores internos, para não travar a fase final.
- Marcação atempada da auditoria com o organismo certificador.
O que atrasa
- Equipas sem tempo alocado, com o projecto tratado como tarefa acessória.
- Mudanças de âmbito a meio da implementação.
- Lacunas de infra-estrutura ou de licenciamento descobertas tarde.
- Documentação genérica que obriga a refazer trabalho antes da auditoria.
- Rotatividade do responsável interno do sistema.
Sistemas integrados
Implementar duas ou três normas em conjunto demora mais do que uma isolada, mas menos do que a soma de processos separados: a estrutura de alto nível é comum e a documentação, a auditoria interna e a revisão pela gestão são partilhadas.
Perguntas frequentes
- Podem garantir uma data de certificação?
- Podemos comprometer-nos com um plano e com as nossas entregas. A data da auditoria depende do organismo certificador e a decisão de certificar depende do resultado dessa auditoria.
- Vale a pena começar com um âmbito reduzido?
- Frequentemente sim, desde que o âmbito reduzido continue a responder à exigência comercial que motivou a certificação.
Fontes
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